In vielen Firmen sind Videokonferenzen inzwischen nicht mehr wegzudenken. Durch die steigende Nachfrage tummeln sich inzwischen viele Anbieter am Markt. Dazu gehören zum Beispiel Skype, GoToMeeting, Microsoft Teams oder Zoom. Ganz gleich welches Tool von Ihnen genutzt wird, die Benimmregeln für Videokonferenzen sind gleich. Wir haben für Sie sieben Tipps zusammengestellt, auf die Sie achten sollten, damit der Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen funktioniert.
Die Vorbereitung zählt
Vorab sollte die benötigte Technik für die Videokonferenz auf Funktionalität überprüft werden. Nicht kurz vor knapp, sondern ruhig ein paar Minuten vor dem Termin. Dann haben Sie noch genügend Zeit, um technische Fehler zu beheben. Stellen Sie vor dem Videocall sicher, dass alles funktioniert und der Akku von Ihrem Laptop oder Ihrem Smartphone aufgeladen ist. Legen Sie auch die Unterlagen für den Termin griffbereit. Dann können Sie im Gespräch schnell darauf zugreifen und müssen nicht erst noch danach suchen.
Wenn Sie in dem virtuellen Meeting Ihren Desktop mit Kollegen teilen, solltest Sie ihn vorher auch aufräumen. Unordentliche und unübersichtliche Desktops mit vielen Icons erwecken keinen professionellen Eindruck oder verraten sogar mehr, als Ihnen lieb ist.
Tragen Sie Businesskleidung
Auch für das virtuelle Meeting gilt die Businessetikette. Ziehen Sie sich so an, wie Sie auch ins Büro gehen würden. Das gilt mindestens für den Bereich, der von Ihrer Webcam erfasst wird. Es zeigt Respekt und Seriosität gegenüber den Teilnehmern.
Hintergrundgeräusche vermeiden
Der Klassiker, den sicher jeder schon erlebt hat: Das Handy klingelt, während Sie mit Ihrem Chef über ein wichtiges Thema sprechen. So eine Unterbrechung stört und verärgert auch andere Teilnehmer einer Videokonferenz. Schalten Sie Ihr Telefon vor der Besprechung auf stumm. Reduzieren Sie auch andere Hintergrundgeräusche, um möglichst ungestört zu sein. Stellen Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie selber nicht mehr sprechen. So vermeiden Sie ebenfalls unnötige Hintergrundgeräusche.
Blickkontakt halten
Die Gesprächsteilnehmer sollten sich auch bei einem Videocall in die Augen sehen. Daher solltest Du Deine Kamera vor der Videokonferenz so einstellen, dass Sie auf Augenhöhe in die Kamera blicken. Wer in einer Videokonferenz als interessiert und zugewandt wahrgenommen werden will, muss als Sprechender direkt in die Kamera schauen – und nicht auf den Bildschirm, auf dem die Gesprächspartner per Video zu sehen sind. Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie voll bei der Sache sind und die anderen Teilnehmer fühlen sich angesprochen.
Sprechen Sie klar und deutlich
Es hat sich bewährt, vor dem offiziellen Beginn eines Videocalls zu fragen, ob alle gut hören. Für den Erfolg eines Videomeetings ist es sehr wichtig, von jedem verstanden zu werden. Sprechen Sie langsam und deutlich, damit sich alle Zuhörer verstehen. Vermeiden Sie aber Monologe und lassen Sie die anderen Teilnehmer ausreden. In sehr großen Gruppen hat es sich bewährt, eine Moderatorin oder einen Moderator zu bestimmen und Wortmeldungen über die Chatfunktion anzukündigen.
Kein Multitasking
Erledigen Sie nebenher keine weiteren Aufgaben, wenn Sie gerade nicht aktiv im Gespräch beteiligt sind. Ihre Kollegen werden es merken und fühlen sich gestört fühlen. Fokussieren Sie sich auf die Videokonferenz und folgen Sie dem Gespräch. Erledigen Sie Aufgaben wie das Lesen Ihrer E-Mails besser nach dem Call.
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